Audit Pengetahuan Dan Layanan Identifikasi Aset Pengetahuan

intosaiitaudit – Audit Pengetahuan mengidentifikasi, mendefinisikan, dan menilai aset pengetahuan terpenting organisasi. Pengetahuan memiliki banyak bentuk, seperti merek, formula dan formulasi produk, proses dan metode bisnis yang unik, hubungan klien, portofolio paten, hak cipta, merek dagang dan layanan, dan kompetensi inti, keahlian, dan keterampilan karyawannya.

Audit Pengetahuan Dan Layanan Identifikasi Aset Pengetahuan – Audit Pengetahuan Iknow juga mengidentifikasi pengetahuan yang harus dimiliki oleh karyawan organisasi untuk melakukan pekerjaan mereka, apakah itu ada atau tidak saat ini, bersama dengan bagaimana itu diakses dan bagaimana itu digunakan untuk pengambilan keputusan. Terakhir, Audit Pengetahuan biasanya juga menyoroti kesenjangan pengetahuan organisasi. Pengorganisasian pengetahuan ini sangat penting untuk keberhasilan inisiatif manajemen pengetahuan.

Audit Pengetahuan Dan Layanan Identifikasi Aset Pengetahuan

Audit Pengetahuan Dan Layanan Identifikasi Aset Pengetahuan

Aset pengetahuan biasanya dikelompokkan ke dalam aset tidak terstruktur, seperti pengetahuan implisit dan aset terstruktur, dan dokumen atau data berbasis teks eksplisit. Analisis sering kali mencakup Audit Konten untuk memahami konten apa yang tersedia di penyimpanan dokumen yang ada, tetapi lebih dari itu untuk mengevaluasi ketersediaan dan kemudahan akses aset pengetahuan lainnya, seperti profil keahlian, pengalaman pribadi, catatan proyek atau acara, dan sumber berita dan informasi eksternal. Hasil akhirnya adalah pemahaman yang lebih jelas tentang sumber daya pengetahuan yang dibutuhkan dalam organisasi dan bagaimana pemangku kepentingan dapat mengakses sumber daya ini, baik dengan area topik maupun proses bisnis.

Sebuah peta pengetahuan, yang sering menyertai Audit Pengetahuan, menunjukkan bagaimana aset pengetahuan mengalir di seluruh organisasi—dari pencetus, melalui saluran berbagi formal dan informal yang berbeda, hingga pengguna akhir dari setiap jenis pengetahuan. Peta sering kali memunculkan isu-isu kunci seperti pembatasan akses, kurangnya informasi tentang apa yang tersedia, repositori tidak terstruktur yang sulit untuk dicari, dan hambatan lain untuk berbagi pengetahuan.

Hasil kerja Iknow biasanya mencakup inventarisasi komprehensif aset pengetahuan yang ada setiap organisasi berdasarkan jenis, saluran informasi, area topik, pencetus atau sumber, dan pengguna akhir. Peta pengetahuan menambah informasi ini dengan menggambarkan aliran utama pengetahuan dari pencetus ke pengguna dan kesenjangan atau pembatasan aliran ini. Audit Pengetahuan Iknow memberikan dasar yang kuat untuk mengembangkan strategi manajemen pengetahuan. Audit Pengetahuan mengidentifikasi aset pengetahuan penting organisasi, bagaimana aset pengetahuan digunakan saat ini, pentingnya setiap aset dalam membuat keputusan penting, dan bagaimana aliran pengetahuan dapat ditingkatkan.

Baca Juga : Apa yang Dilakukan Auditor TI?

Penilaian Keadaan Saat Ini

Pemahaman menyeluruh tentang lingkungan klien kami saat ini sangat penting untuk memastikan penugasan KM yang sukses. Kami biasanya memulai keterlibatan konsultasi kami dengan Penilaian Kondisi Saat Ini yang menangkap dan mendokumentasikan kondisi dasar saat ini. Cakupan tugas awal ini bisa sempit atau luas, dan tergantung pada ukuran dan kompleksitas masalah bisnis klien dan visi masa depan yang diinginkan.

Penilaian Keadaan Saat Ini dari Iknow biasanya diatur untuk menangani beberapa masalah bisnis penting. Selama penilaian, masalah bisnis ini diselidiki dan didokumentasikan dengan cermat. Masalah lain yang relevan, seperti infrastruktur teknologi yang tidak memadai, kurangnya anggaran untuk mendanai proyek terkait KM, praktik budaya dan politik yang rusak, atau faktor lain yang dapat menghambat keberhasilan implementasi solusi, juga ditangkap. Selain itu, proyek menetapkan baseline tetap, atau titik referensi, yang dapat digunakan untuk perbandingan selanjutnya dan penghitungan pengembalian investasi (ROI) KM.

Penilaian Keadaan Saat Ini Iknow mengikuti kerangka kerja diagnostik komprehensif, yang telah dikembangkan dan ditingkatkan oleh Iknow dari pengalaman proyek multi-klien. Kerangka kerja tersebut terdiri dari delapan area fokus, yang disusun ke dalam level Strategi, Arsitektur, dan Orang. Delapan area fokus mencakup elemen inti dari sebagian besar proyek, program, dan solusi manajemen pengetahuan.

Hasil kerja Iknow biasanya mencakup laporan akhir Penilaian Kondisi Saat Ini yang terperinci, yang mencakup penilaian terperinci untuk masing-masing dari delapan area fokus. Laporan tersebut membahas masalah bisnis utama klien. Penilaian Keadaan Saat Ini dari Iknow mendefinisikan “ukuran hadiah” dengan mengidentifikasi dan mendefinisikan peluang serta menyoroti kekurangan program dan alat KM saat ini. Penilaian tersebut mengkategorikan isu-isu spesifik dan peluang ke dalam delapan area fokus kerangka diagnostik Iknow. Selain itu, Current-State Assessment memberikan landasan yang mendukung kegiatan implementasi dalam Roadmap KM.

Pengumpulan dan Konfirmasi Persyaratan Bisnis

Iknow melakukan proyek pengumpulan, analisis, dan konfirmasi kebutuhan bisnis untuk mengidentifikasi prioritas utama klien untuk jenis pengetahuan yang harus dikumpulkan dan dikelola, serta kemampuan dan alat yang harus dikembangkan untuk mendukung KM di masa depan. Beberapa klien sudah memiliki keyakinan yang kuat tentang prioritas ini, dalam hal ini analisis disederhanakan dan difokuskan untuk memvalidasi serangkaian persyaratan awal. Dalam kedua situasi tersebut, analisis kebutuhan bisnis merupakan masukan kunci ke dalam Strategi dan Peta Jalan KM, dan penghubung utama antara bisnis organisasi secara keseluruhan dan prioritas pasar dan tujuan KM-nya.

Masukan untuk pekerjaan Pengumpulan Persyaratan Bisnis dan Konfirmasi dikumpulkan terutama dari wawancara dan survei klien internal. Iknow bekerja dengan manajemen klien untuk memilih staf lintas bagian yang representatif untuk wawancara mendalam. Survei dapat digunakan untuk mengumpulkan pendapat dari karyawan yang lebih luas tentang beberapa topik utama yang diidentifikasi. Wawancara dan survei mencakup jenis pengetahuan yang harus diprioritaskan untuk dikumpulkan dan kemampuan serta alat KM yang paling penting bagi organisasi dan keberhasilan strategisnya. Hasil gabungan dianalisis untuk membuat gambaran komposit prioritas pengembangan KM.

Ini mungkin menunjukkan, misalnya, kepentingan relatif dari berbagai jenis pengambilan dokumen versus berbagi pengetahuan tentang orang, proyek, atau peristiwa. Mereka mungkin juga menunjukkan apakah pengguna lebih mementingkan penelusuran konten atau pencarian bentuk bebas; atau seberapa besar mereka menghargai kolaborasi online dan jejaring sosial. Analisis ini juga menyoroti perbedaan preferensi antara tingkat manajemen yang berbeda, atau lokasi/kelompok bisnis yang berbeda—semuanya memberikan petunjuk penting untuk strategi dan desain KM akhir. Pengumpulan dan Konfirmasi Persyaratan Bisnis sering kali disiapkan bersamaan dengan aktivitas Pengumpulan dan Konfirmasi Persyaratan Teknis, yang menerjemahkan persyaratan bisnis ke dalam spesifikasi untuk desain infrastruktur dan platform teknis KM.

Hasil utama Iknow dari pekerjaan ini adalah Dokumen Persyaratan Bisnis yang merangkum prioritas organisasi untuk konten KM dan pengembangan kemampuan. Iknow sering melengkapi dokumen ini dengan ringkasan wawancara dan kompilasi survei yang mendetail, memberikan pandangan yang lebih rinci tentang sumber data. Hasil lain dapat mencakup kasus penggunaan bisnis dan proses bisnis dan peta aliran pengetahuan. Dokumen Persyaratan Bisnis adalah masukan kunci ke dalam Strategi KM, yang mendefinisikan rencana keseluruhan organisasi untuk manajemen pengetahuan dan bagaimana hal itu akan mendukung tujuan bisnis, dan pengembangan persyaratan teknis KM.

Strategi dan Peta Jalan

Konsultan Iknow memiliki pengalaman kolektif bertahun-tahun bekerja dengan eksekutif dan manajer untuk mengembangkan strategi KM yang disesuaikan, pernyataan misi dan visi KM, dan peta jalan implementasi untuk organisasi klien. Kami membantu klien memastikan bahwa strategi KM mereka konsisten dengan prioritas bisnis lain dan akan membantu seluruh organisasi mengejar tujuannya.

Strategi KM mencakup visi yang jelas tentang bagaimana peningkatan manajemen pengetahuan akan mendorong kesuksesan bisnis di berbagai bidang seperti inovasi, layanan pelanggan, pembangunan kemampuan internal, dan pemberdayaan tenaga kerja. Di setiap area, kami bekerja dengan klien untuk menentukan metrik yang dapat digunakan untuk mengukur keberhasilan dan melacak keselarasan antara inisiatif KM mereka dan strategi bisnis secara keseluruhan. Strategi ini biasanya dikembangkan melalui kombinasi benchmarking eksternal dan wawancara atau lokakarya manajemen internal, sering kali dibangun di atas Penilaian Kondisi Saat Ini sebelumnya. Kami sering melakukan analisis kesenjangan untuk menyoroti tantangan potensial dalam melaksanakan strategi KM yang diusulkan dan opsi untuk mengatasinya.

Setelah strategi dikembangkan dan disetujui di tingkat manajemen senior, Iknow biasanya mengembangkan peta jalan implementasi. Ini mencakup semua proyek dan tindakan lain yang diperlukan untuk menjalankan strategi KM di berbagai bidang seperti pengembangan proses bisnis, pengaturan tata kelola, perekrutan, pelatihan, dan teknologi. Kami membantu memperkirakan jadwal dan mengidentifikasi dependensi utama, bersama dengan investasi yang diperlukan dan persyaratan sumber daya lainnya, dan memberikan kerangka kerja yang solid untuk memprioritaskan inisiatif implementasi yang berbeda dan mengembangkan rencana proyek yang terperinci.

Hasil utama Iknow adalah dokumen Strategi KM yang merangkum tujuan bisnis utama dari manajemen pengetahuan, tantangan organisasi dan proses utama yang harus diatasi, dan bagaimana kesuksesan akan diukur. Dokumen akhir sering didahului dengan lokakarya interaktif untuk membahas hipotesis dan kesimpulan sementara. Dokumen KM Roadmap terpisah, yang juga disiapkan setelah sesi tinjauan sementara, menjelaskan setiap inisiatif implementasi, bersama dengan alasan, kepentingan relatif, waktu, dan biayanya. Dokumen tersebut mencakup kerangka prioritas dan opsi untuk mengurutkan upaya implementasi secara keseluruhan. Dokumen Strategi dan Peta Jalan KM sangat penting dalam memastikan bahwa inisiatif manajemen pengetahuan memiliki tujuan yang jelas dan bermakna, selaras dengan prioritas bisnis lainnya, dan mencakup tindakan yang tepat untuk mendorong kemajuan pesat dan menjamin pelaksanaan yang efektif.